NOVIX 勤怠 — 使い方ガイド

Hướng dẫn sử dụng · 現場移動に対応した勤怠管理システム
アプリ: app.ai-novix.com

スタッフ向けDành cho nhân viên — 8 bước

STEP 1

はじめに：端末登録（初回だけ）

Lần đầu dùng: đăng ký điện thoại. Chỉ làm một lần.
Mở app → bấm 現場のQRコードを読み取る và quét mã QR dán ở khách sạn. App tự nhận ra công ty, rồi hiện danh sách tên — chọn tên mình.

STEP 2

申請番号を総務に伝える

Màn hình hiện số 6 chữ số. Báo số này cho 総務 (qua điện thoại, LINE, Zalo).
総務 duyệt xong là dùng được. Bấm 承認されたか確認する để kiểm tra.

Một người một máy. Máy đã đăng ký chỉ chấm công được cho đúng người đó. Đổi điện thoại phải nhờ 総務 giải trừ, không tự đăng ký lại được.

STEP 3

出勤する

Đến khách sạn đầu tiên, bấm QRコードで出勤 rồi quét mã dán trên tường.
Không quét được thì chọn tên khách sạn trong danh sách bên dưới.

Một ngày 出勤 chỉ một lần. Bấm 出勤 là app ghi luôn cả 出勤 và チェックイン — không phải bấm hai lần.

STEP 4

作業中の画面

Thẻ xanh hiện tên khách sạn, địa chỉ, và đồng hồ đếm giờ làm hôm nay.
Bên dưới có 3 nút: チェックアウト (rời khách sạn này), 休憩 (nghỉ), 退勤 (hết ca).

STEP 5

別の現場へ移動する

Xong khách sạn này thì bấm チェックアウト. Thẻ đổi màu, hiện 移動中.
Đến khách sạn tiếp theo, bấm QRでチェックイン và quét mã ở đó.

Thời gian đi giữa hai khách sạn vẫn được tính là giờ làm việc vì nằm trong 出勤〜退勤.

STEP 6

休憩する

Bấm 休憩 khi nghỉ, bấm 業務を再開 khi làm lại.
Thẻ chuyển màu cam để không quên.

Quên bấm 業務を再開 thì giờ nghỉ bị tính dài ra và lương bị trừ oan. Nhớ bấm lại.

STEP 7

退勤する

Hết ca bấm 退勤, xác nhận một lần nữa.
App hiện tổng giờ làm hôm nay và giờ ở từng khách sạn.

Một ngày 退勤 chỉ một lần. Bấm rồi thì nút 出勤 biến mất. Bấm nhầm phải nhờ 総務 sửa.

STEP 8

記録を見る

Thanh dưới đáy có 3 mục: 打刻 (chấm công), 記録 (xem giờ), マイページ (thông tin cá nhân).
Tab 記録 cho biết hôm nay làm bao nhiêu giờ, ở khách sạn nào, đi lại mất bao lâu.

こんなときはNhững tình huống hay gặp

圏外でも打刻できますか？

Được. Mất sóng vẫn bấm bình thường, app hiện 「◯件未送信」. Có mạng lại là tự gửi. Tầng hầm, phòng giặt không có sóng vẫn dùng được.

GPSがずれていると出ました

Vẫn ghi nhận bình thường, không bị chặn. App chỉ đánh dấu để 総務 xem lại. Cứ làm việc tiếp.

携帯を変えました

Nhờ 総務 giải trừ máy cũ trước, rồi đăng ký lại trên máy mới. Tự làm không được — đây là để chống bấm hộ.

打刻を忘れました

Báo 総務. 総務 sửa được giờ, có ghi lại lý do. Không tự sửa được.

アプリはどこにありますか？

Mở app.ai-novix.com bằng trình duyệt. Nên cài lên màn hình chính: iPhone dùng Safari → nút chia sẻ → 「ホーム画面に追加」; Android dùng Chrome → menu → 「アプリをインストール」.

管理者向けDành cho 総務 — 8 bước

STEP 1

端末登録申請を承認する

Nhân viên mới xin đăng ký → hiện ở 設定 → 端末登録申請, có huy hiệu đỏ báo số việc chờ.
Đối chiếu 申請番号 nhân viên đọc cho mình, đúng thì bấm 承認する.

Nếu người đó đã có máy đang dùng (đổi điện thoại), nút đổi thành 「旧端末を解除して承認」 và lần đăng ký mới bị đánh dấu 「再登録」. Ai đăng ký lại nhiều lần bất thường thì nên hỏi.

STEP 3

現在の状況を見る

Màn hình đầu tiên. Nhìn một giây biết đang có mấy khách sạn có người làm, ai đang làm, ai đang di chuyển, ai đang nghỉ.
Thẻ từng khách sạn hiện số người và tên. Tự cập nhật 30 giây một lần.

STEP 4

要確認の打刻を処理する

Chấm công có vấn đề GPS (ở xa hiện trường, hoặc không lấy được GPS) vào đây.
Chọn このまま承認 (chấp nhận) hoặc 時刻を修正 (sửa giờ, bắt buộc nhập lý do).

Bản ghi gốc không bao giờ bị xoá. Giờ sửa lưu riêng, kèm ai sửa và lý do gì. Khi 労基署 kiểm tra, đây chính là thứ họ xem.

STEP 5

現場を登録する・QRコードを印刷する

設定 → 現場マスタ. Bấm ＋現場を追加, nhập tên khách sạn, địa chỉ, đơn giá, bán kính GPS.
Toạ độ lấy được 3 cách: ① đứng tại chỗ bấm 現在地から ② lấy từ địa chỉ ③ dán từ Google Maps.

① đứng tại khách sạn bấm 現在地から là chính xác nhất. Lấy từ địa chỉ chỉ ra điểm giữa toà nhà, khách sạn lớn có thể lệch vài chục mét.

STEP 6

QRコードを印刷して掲示する

Bấm 現場QRコードを表示・印刷 → mỗi khách sạn một tờ A4, có tên và địa chỉ.
In ra, ép plastic, dán ở chỗ nhân viên tập kết.

Thêm khách sạn mới thì phải in QR mới — chưa dán thì nhân viên không quét được. Đổi tên khách sạn thì QR cũ vẫn dùng được bình thường.

STEP 7

月末：集計と請求

集計 hiện giờ công từng khách sạn × đơn giá = số tiền xuất hoá đơn.
Xuất CSV ở 記録 → CSV出力 để mở bằng Excel hoặc đưa kế toán.

Giờ di chuyển giữa các khách sạn tính vào giờ làm việc nhưng không tính vào hoá đơn của khách sạn nào — được tách riêng.

STEP 8

設定

Ba mục ít dùng nằm trong 設定: 端末登録申請, 端末管理 (giải trừ máy khi nhân viên đổi điện thoại hoặc nghỉ việc), マスタ (khách sạn, nhân viên, thông báo).

よくある質問Câu hỏi thường gặp

スタッフが辞めました

設定 → 端末管理 → bấm 登録解除. Máy đó không chấm công được nữa. Bản ghi cũ vẫn còn nguyên trong báo cáo.

現場との契約が終わりました

Khách sạn đã có dữ liệu chấm công thì chỉ 無効化 được, không xoá hẳn — để báo cáo và hoá đơn cũ không bị mất tên hiện trường. Khách sạn chưa có dữ liệu thì xoá hẳn được.

スタッフが不正な打刻をしていないか心配です

Một người khoá vào một máy. Mọi bản ghi lưu kèm 端末ID và toạ độ GPS. Bấm ở xa hiện trường sẽ tự vào mục 要確認.

打刻の記録はどこまで残りますか？

Toàn bộ. Giờ gốc, giờ đã sửa, người sửa, lý do sửa, cách bấm (QR hay chọn tay), toạ độ GPS và độ chính xác — đều xuất được ra CSV.

通知は届きますか？

Bật ở マスタ → プッシュ通知. Mỗi nhân viên chỉ chiếm một dòng thông báo — lần mới thay lần cũ, nên màn hình khoá không bị ngập.

Novix 勤怠 · 株式会社LINK
このページは印刷できます（両方の章がまとめて印刷されます）
Trang này in ra được — khi in sẽ có cả hai phần.